Zielführende Meetings: So erreichen Sie in 30 Minuten bei der IMEX Ihre Business-Ziele

Was macht für Sie ein erfolgreiches Meeting aus? Für uns zählt auf der IMEX vor allem Effizienz. Individuelle 30-minütige Termine können hier zu langjährigen Business-Partnerschaften werden und zu erfolgreichen Event-Projekten führen. Für mehr Insider-Wissen über zielführende Meetings auf der IMEX haben wir bei Hosted Buyern und Ausstellern nachgefragt – das sind die Antworten:

„Endlich habe ich ein Gesicht zum Namen!“

Viele IMEX Besucher haben schon vor der Messe Kontakt zu den Ausstellern – ob über die IMEX Online-Platform oder gemeinsam geplante Projekte. Auf der Messe treffen sich viele Fachleute dann aber zum ersten Mal in Person. Sich persönlich kennen zu lernen ist eine großartige Möglichkeit, eine wirkliche Verbindung zu schaffen und Vertrauen aufzubauen. Das kann die zukünftige Zusammenarbeit nur stärken und vereinfachen. Die entspannte und offene Atmosphäre auf der IMEX ist die ideale Voraussetzung, um bestehende oder neue Geschäftspartner besser kennen zu lernen und die zukünftige Zusammenarbeit zu vertiefen.

„Umso besser vorbereitet man ist, desto erfolgreicher verläuft der Termin.”

077 IMEX2016 MG 4545Die Vorbereitung für Termine bei der IMEX ist entscheidend und garantiert, dass beide Seiten positiv aus dem Gespräch herausgehen. Als Besucher können Sie sich am besten über das Ausstellerverzeichnis der IMEX mit den Ausstellern vertraut machen. Sehen Sie sich die ausführlichen Profile an und teilen Sie Ihrem Business-Kontakt im Vorfeld ganz klar mit, was Sie sich von dem Meeting erhoffen.

Für Aussteller ist es zudem hilfreich, dass er Ihre Rolle als Käufer und den Einkaufsprozess Ihrer Organisation versteht. Agenturen verfahren grundsätzlich anders als Unternehmen und die frühzeitige Klarstellung vereinfacht die weitere Kommunikation. Darüberhinaus ist die Art der geplanten Veranstaltung eine entscheidende Information, denn die Bandbreite kann von einem Unternehmens-Meeting, über eine exklusive, internationale Incentive-Reise bis hin zum groß angelegenten medizinischen Kongress reichen. Die Art der Veranstaltung wirkt sich direkt auf die Befürnisse des Käufers aus und geben dem Anbieter Hinweise, ob zum Beispiel besondere Compliance-Regeln zutreffen.

Der Austausch zwischen Besuchern und Ausstellern ist ganz unkompliziert über den IMEX Messenger-Service möglich. Sobald ein Termin bestätigt ist kann vor, während und nach der Messe über die Online-Funktion kommuniziert werden. Nutzen Sie auch die Möglichkeit Angebotsanfragen hochzuladen, dann kann der Aussteller zum Termin direkt konkrete Vorschläge mitbringen.

„Gezielte Fragen und individuelle Antworten sind der Schlüssel zu konkreten Vereinbarungen.“

Viele Aussteller bieten den Besuchern bequeme Sitzgelegenheiten und frischen Kaffee an. Das macht den Termin nicht nur direkt angenehmer, sondern fördert auch die Konzentration. 30 Minuten sind sehr kurz, um sich ausführlich kennen zu lernen und eine mögliche Zusammenarbeit auszuloten. Deswegen ist es essentiell, dass die Erwartungen von beiden Gesprächspartnern direkt zu Anfang klar kommuniziert werden.

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Sie haben Ihre Fragen im Vorfeld über den IMEX Messenger-Service gestellt und haben eine Angebotsanfrage verschickt? Sie haben sich als Aussteller explizit mit konkreten Ideen vorbereitet? Exzellent! Dann müssen Sie jetzt nur noch das Ziel im Auge behalten und eine Frage nach der anderen individuell klären. Bitte denken Sie daran, immer auf die einzigartigen Bedürfnisse der Person vor Ihnen einzugehen und keine Standard-Antwort zu verwenden. Augenkontakt und ein freundliches Lächeln schaden zudem auch nicht, um den persönlichen Faktor zu erhöhen. Darüber hinaus gehören zum Erfolgskonzept eines gelungenen Meetings vor allem gute Kommunikationsfähigkeiten, multikulturelle Sensibilität und ein echtes Interesse an den Bedürfnissen des Käufers. Sie sollten stets aufmerksam zuhören und sich Notizen machen. Mit Hilfe Ihrer Stichpunkte können Sie sich am Ende eines Termins dann mit Ihrem Gegenüber auf die nächsten Schritte einigen.

„Nach einem zielführenden Meeting heißt es: Dran bleiben!“

Die Erfahrung zeigt, dass eine persönliche Follow-Up Email innerhalb von 48 Stunden nach einem Termin den größten Erfolg bringt. Beziehen Sie sich immer auf spezifische Details aus dem Termin und liefern Sie alle angeforderten Dokumente mindestens innerhalb einer Woche nach. Nutzen Sie die nachfassende Kommunikation um den persönlichen Kontakt weiter zu vertiefen. Es gibt kein B2B und B2C, sondern nur ein von Mensch zu Mensch. Das bedeutet auch, dass man ehrlich ist, wenn eine zukünftige Zusammenarbeit nicht in Frage kommt. Denn nur weil man aktuell nicht für das nächste Projekt zusammenkommt, ist eine Business-Kooperation in der Zukunft nie ausgeschlossen.

Sie wollen noch mehr über zielführende Meetings erfahren? Weitere Informationen zum Fokusthema 2017 finden Sie auf der IMEX Webseite unter: http://www.imex-frankfurt.de/programm/purposeful-meetings/

IMEX 2017 - Besucherregistrierung

Vielen Dank an alle Hosted Buyer und Aussteller der IMEX, die zu diesem Blog-Artikel beigetragen haben:

• Linda Pereira, CEO of CPL Meetings & Events
• Christopher Parnham MBA CDir MIoD, Managing Director of Absolute Corporate Events
• Annalisa Ponchia, CMP, CMM, Executive Office of European Society for Organ Transplantation
• Hugo Slimbrouck, Director of Strategic Partnerships of MCI Group
• Thorben Grosser, General Manager Europe of EventMobi
• Roger Simons, CMP, Group Sustainability Manager of MCI Group
• George H. Mandler-Maxheim, Director of Al Dau International Conference Center

7.04.2017